Expression du besoin SIRH : le problème avant l’outil

« On a trouvé l’outil ! »

Bien souvent, c’est ainsi qu’une demande de projet SIRH arrive en comité : avec le nom de l’outil dans le titre, avant même que l’expression du besoin ait été faite.

Les décideurs en mesurent le prix. Selon une enquête du cabinet Mercer (2025), ceux qui financent les outils RH sont de plus en plus déçus : jamais ils n’ont été aussi peu nombreux à se dire très satisfaits de leur retour sur investissement.

En cause, selon Mercer : des outils achetés parce qu’ils séduisent, sans lien clair avec les priorités RH. Gartner fait le même constat en 2024 : seuls 35 % des responsables RH sont convaincus que leur approche des outils RH aide l’entreprise à atteindre ses objectifs.

Tout se joue donc avant le choix de l’outil, dans l’expression du besoin SIRH : le document qui permet de décider sur des faits, pas sur une démonstration.

1. Quand la demande commence par le nom d’un outil, le projet part avec un biais

Le périmètre se cale sur ce que fait l’outil en question, pas sur ce qu’il faut réellement améliorer. Le budget s’estime à partir d’une proposition commerciale établie après une simple démonstration, pas du travail réel à mener.

Les équipes impliquées se limitent à celles qui ont formulé la demande ou assisté à la démonstration, alors que le processus touche souvent plusieurs métiers et directions.

Les dépendances fonctionnelles entre tous les métiers (RH, finance…) sont sous-estimées. Les impacts techniques (IT, interfaces…) et les exigences des éditeurs ne sont pas mesurés.

2. D’où naît la demande

Une demande SIRH naît généralement de six sources.

Un fonctionnement qui ne donne plus satisfaction : ressaisies, manque de visibilité, dépendance à Excel, campagne d’entretiens difficile à piloter, reporting social long à produire. C’est un bon point de départ, à condition de partir du constat et non de la solution imaginée.

Un outil devenu obsolète : fin de support annoncée, technologie dépassée, outil qui ne suit plus la taille ou l’organisation de l’entreprise. Le remplacement devient nécessaire, mais il ne dit pas encore ce que le nouvel outil devra faire.

Une évolution d’organisation ou de processus : une réorganisation interne, un nouveau circuit de validation, un regroupement de services. L’outil devra suivre, mais c’est d’abord le processus cible qu’il faut décrire.

Une évolution légale ou conventionnelle : elle s’impose, comme la directive européenne sur la transparence des rémunérations, qui vise l’égalité salariale entre les femmes et les hommes. Dans une telle situation, la question n’est pas de savoir s’il faut la traiter, mais comment, et de quel délai on dispose pour la mettre en œuvre.

Un enjeu de compétitivité : rester compétitif face à la concurrence, suivre l’évolution du marché et l’expérience attendue par les utilisateurs, qui pèse sur l’attractivité. L’enjeu est réel, mais il reste à dire précisément sur quels points l’organisation doit progresser.

Une démonstration d’éditeur : une démonstration réussie sait révéler un manque et faire entrevoir une amélioration. Le besoin arrive alors avec le nom de l’outil déjà attaché, et la solution commence à influencer le besoin.

3. Questionner la demande pour faire émerger le besoin

L’expression du besoin est portée par le métier qui fait la demande. Le pilote de projet l’aide à la formuler : il questionne, reformule et met la demande à l’épreuve, même quand la solution semble déjà choisie.

Pour quoi faire, et pour qui ? Que veut-on améliorer, et comment le mesurera-t-on ? À quelle échéance ?

Ce questionnement révèle ce qu’on ne voit pas depuis son poste. Une saisie faite par une personne alimente, plus loin dans le processus, le travail d’une autre personne : une saisie oubliée ou faite à la légère a des conséquences que celui qui saisit ne voit pas toujours.

Il m’est arrivé de voir une demande de nouvel outil trouver une réponse plus simple : une version plus récente de l’outil en place couvrait déjà le besoin. Une montée de version, bien moins lourde qu’un changement d’outil, a suffi.

Challenger une demande, ce n’est pas la contester : c’est une posture de partenaire, pas d’opposant.

4. Toutes les attentes n’ont pas le même poids

Une expression du besoin rassemble souvent des attentes de nature différente. Les mettre sur le même plan fausse le périmètre comme le budget.

Les obligations légales et conventionnelles forment le socle : elles ne se discutent pas. Les règles propres à l’organisation pèsent aussi, mais elles peuvent évoluer avec le projet.

Les besoins non couverts, ce que l’outil actuel ne permet pas de faire, représentent un manque réel : ce sont souvent eux qui justifient le projet.

Les attentes de confort (moins de clics, une ressaisie évitée, un écran plus agréable) peuvent être légitimes. Mais elles se chiffrent : le temps réellement gagné, comparé au coût de leur mise en œuvre.

5. Ce que doit contenir une expression du besoin SIRH, et comment la valider

Une expression du besoin solide décrit le problème et le besoin, pas la solution. Elle reste synthétique et s’écrit sans acronyme, pour être comprise par toutes les personnes concernées.

Elle contient :

• l’élément déclencheur : dysfonctionnement, manque, outil obsolète, évolution de processus, évolution légale, enjeu de compétitivité ;
• le fonctionnement actuel, tel qu’il se passe réellement, et le fonctionnement cible ;
• les équipes concernées, de près ou de loin ;
• le périmètre concerné et les éventuelles dépendances avec d’autres projets, outils ou flux RH et paie ;
• les impacts majeurs (populations, risques), les gains attendus, chiffrés dès que possible, et un premier ordre de grandeur du budget.

Pour un décideur, le signal est simple : si l’expression du besoin nomme déjà un outil, le travail de compréhension n’est pas terminé. Avant de valider, trois questions suffisent à le vérifier.

Quel problème ce projet résout-il, sans citer d’outil ? Si la réponse ne tient pas sans le nom d’une solution, le besoin n’est pas encore compris. C’est aussi la question qui aligne toutes les parties prenantes : elles doivent pouvoir y donner la même réponse.

Que se passe-t-il si on ne fait rien ? C’est souvent la question la plus éclairante : elle sépare ce qui est indispensable de ce qui serait simplement agréable. Pour un DRH, c’est la question du risque évité : des données RH fiables, des obligations tenues, une expérience collaborateur qui ne se dégrade pas.

Les moyens annoncés sont-ils réalistes ? Une fourchette de budget suffit à ce stade, mais les équipes clés doivent être réellement disponibles pour porter le projet.

6. Expression du besoin : qui décide ?

Au vu des impacts, personne ne décide seul. La décision revient au sponsor ou à un membre du comité de direction, bien souvent le DRH, avec l’avis éclairé des équipes transformation, DSI et SIRH, et d’autres directions si nécessaire.

Selon le besoin, la décision peut aussi relever d’une autre direction, par exemple la direction financière lorsque l’outil touche à la finance (outil de paiement, notes de frais, etc.).

Une fois validée, l’expression du besoin ouvre la phase suivante : le cadrage, qui vient avant le choix de la solution.

L’expression du besoin décrit le problème à résoudre et ce que le métier attend. Le cadrage décide comment l’entreprise va y répondre : sur quel périmètre, avec quels moyens et sous quelles contraintes.

Si un changement d’outil est décidé, ces deux étapes serviront de base au cahier des charges.

Questions fréquentes

Quelle différence entre expression du besoin, cadrage et cahier des charges ?

L’expression du besoin, portée par le métier, décrit le problème et sert à décider de lancer, ou non, le projet. Le cadrage, porté par l’équipe projet, précise le périmètre, les processus, les parties prenantes, les risques, le planning et le budget.

Le cahier des charges vient ensuite, si un changement d’outil est envisagé : il s’appuie sur l’expression du besoin et le cadrage pour détailler les exigences fonctionnelles et techniques à soumettre aux éditeurs.

Combien de temps faut-il pour rédiger une expression du besoin ?

Le temps nécessaire pour évaluer la demande aussi justement que possible. Identifier les points importants dès le départ coûte moins cher que de découvrir des impacts en cours de route et devoir retarder le projet.

Une expression du besoin peut-elle conduire à ne pas lancer le projet ?

Oui. Si le coût de l’inaction est faible, si une évolution du processus suffit, ou si une nouvelle version de l’outil en place couvre déjà le besoin, la meilleure décision peut être de ne pas lancer le projet, ou de le reporter.

Conclusion

Un outil ne résout bien qu’un problème clairement exprimé. Commencer par le problème, c’est se donner les moyens de choisir la bonne solution, sur le bon périmètre et au bon coût.

Une expression du besoin bien faite ne sert pas seulement à lancer un projet. Elle peut aussi servir à décider qu’il ne faut pas le lancer.

Pour un décideur, l’expression du besoin SIRH est le meilleur moment pour orienter un projet : avant qu’un outil, un budget et un planning ne soient engagés.

Avant de consulter un éditeur, clarifions ensemble votre besoin. Pour en savoir plus : mon accompagnement en conseil SIRH.

Annick Stérin accompagne les DRH et DSI dans leurs projets SIRH, après plus de 25 ans en paie, SIRH et pilotage de programmes SIRH internationaux en grands groupes.